La seule association francophone
regroupant les professionnels en hygiène, santé et sécurité du travail.
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L’Association a cinq catégories de membres : (1) les membres individuels ; (2) les membres employeurs ; (3) les membres honoraires ; (4) les membres chercheurs et (5) les membres étudiants.
Membres individuels
Toute personne physique s’intéressant aux champs d’activités précisés à l’article 1.3 des présents règlements peut devenir membre individuel.
Tout membre individuel a le droit d’être informé des affaires de l’Association.
Tout membre individuel a le droit de vote aux assemblées des membres.
Tout membre individuel a accès aux services offerts par l’Association pour cette catégorie de membre, selon les modalités définies par le conseil d'administration.
Membres employeurs
Toute organisation s’intéressant aux champs d’activités précisés à l’article 1.3 de la constitution peut devenir membre employeur.
Tout membre employeur doit, au moment de son inscription, désigner une personne de son organisation pour la représenter dans ses relations avec l’Association.
La personne désignée peut être changée au registre officiel par le membre employeur à tout moment, sur avis écrit.
Si la personne désignée cesse d’être à l’emploi du membre employeur, ce dernier doit désigner une autre personne de son organisation pour la représenter dans ses relations avec l’Association.
La personne désignée doit se conformer à la constitution et aux règlements de l’Association et indiquer l’adresse de l’organisation aux fins du registre officiel.
Tout membre employeur a le droit d’être informé des affaires de l’Association.
Le membre employeur possède un droit de vote aux assemblées des membres qu’il exerce via la personne désignée.
Tout membre employeur a accès aux services offerts par l’Association pour cette catégorie de membre, selon les modalités définies par le conseil d'administration.
Membres chercheurs
Tout membre chercheur qui a un statut professionnel et/ou académique confirmant son statut de chercheur actif s’intéressant aux champs d’activités précisés à l’article 1.4 de la constitution peut devenir membre chercheur.
Tout membre chercheur doit se conformer à la constitution et aux règlements de l’Association et indiquer une adresse aux fins du registre officiel.
Tout membre chercheur doit, à la satisfaction du conseil d’administration, faire preuve qu’il possède un statut de chercheur principal ou de cochercheur et qui appartient à une institution reconnue dans le domaine. De plus, ce membre doit démontrer la pertinence de ses travaux pour la recherche en hygiène du travail ou en santé et sécurité du travail par le biais de projets de recherche reconnus par les pairs, de publications et de communications scientifiques et ce, au moment du paiement de sa cotisation.
Tout membre chercheur a accès aux services offerts par l’Association pour cette catégorie de membre, selon les modalités définies par le conseil d’administration.
Les membres chercheurs ont droit de vote aux assemblées des membres.
Membres honoraires
Le conseil d’administration peut conférer le statut de membre honoraire à toute personne s’étant distinguée dans les champs d’activités précisés à l’article 1.3 de la constitution ou au sein de l’Association.
Tout membre honoraire doit se conformer à la constitution et aux règlements de l’Association et indiquer une adresse aux fins du registre officiel.
Tout membre honoraire a accès aux services offerts par l’Association pour cette catégorie de membre, selon les modalités définies par le conseil d'administration.
Les membres honoraires de l’Association n’ont pas droit de vote aux assemblées.
Les membres honoraires sont exemptés du paiement de la cotisation annuelle.
Membres étudiants
Tout étudiant à temps complet dans une maison d’enseignement collégial ou universitaire s’intéressant aux champs d’activités précisés à l’article 1.3 de la constitution peut devenir membre étudiant.
Tout membre étudiant doit se conformer à la constitution et aux règlements de l’Association et indiquer une adresse aux fins du registre officiel.
Tout membre étudiant doit, à la satisfaction du conseil d’administration, faire la preuve qu’il est étudiant à temps complet dans une maison d’enseignement collégial ou universitaire au moment du paiement de sa cotisation.
Tout membre étudiant a accès aux services offerts par l’Association pour cette catégorie de membre, selon les modalités définies par le conseil d'administration.
Les membres étudiants n’ont pas droit de vote aux assemblées des membres.
Avis de convocation
Les membres individuels, les membres employeurs et les membres chercheurs ont le droit de recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, d'assister à ces assemblées et d'y voter.
Les membres honoraires ont le droit de recevoir les avis, d’assister aux assemblées, mais n’ont pas droit de vote.
Création de nouvelles catégories
Le conseil d'administration peut, par résolution, créer des catégories spéciales de membres.
Suspension et radiation
Le conseil d'administration peut, par résolution, suspendre pour une période qu’il détermine ou encore radier tout membre de l’Association qui ne répond plus aux critères d'admissibilité des membres, qui ne respecte pas l’une ou l’autre des obligations lui incombant en vertu des règlements de l’Association, ou qui commet un acte indigne, contraire ou néfaste aux intérêts ou aux buts poursuivis par l’Association.
La décision du conseil d'administration à cette fin sera finale et sans appel et le conseil d'administration est autorisé à adopter et à suivre en cette matière la procédure qu'il pourra de temps à autre déterminer pourvu qu'il ait été donné à ce membre l'opportunité d'être entendu.
Retrait
Tout membre peut se retirer en tout temps, en signifiant ce retrait au secrétaire de l’Association.
La cotisation annuelle des membres est fixée à l’occasion de l’assemblée annuelle des membres.
Une cotisation n'est pas remboursable, et ce, même en cas de démission, de suspension ou d’expulsion d’un membre.
Aucun membre ne peut transférer son statut de membre à une autre personne physique ou morale.
Assemblées annuelles
L'assemblée annuelle des membres de l’Association a lieu à la date que le conseil d'administration fixe chaque année, mais au plus tard dans les cinq (5) mois qui suivent la fin de l'exercice financier de l’Association.
L'assemblée annuelle est tenue au siège social de l’Association ou à tout autre endroit au Québec fixé par le conseil d'administration.
Outre l'étude des autres points à l'ordre du jour, l'assemblée annuelle doit servir à l'approbation des états financiers de l'année écoulée et des rapports des administrateurs, à leur élection et à ratifier les règlements et résolutions adoptés ou actes posés par le conseil d'administration, les officiers ou autres représentants de l’Association depuis la dernière assemblée annuelle.
Les membres peuvent examiner toute question spéciale ou générale qui leur est soumise au cours de l'assemblée.
Assemblées extraordinaires
Les assemblées extraordinaires des membres sont tenues à l'endroit fixé par le conseil d'administration.
Il appartient au président ou au conseil d'administration de convoquer ces assemblées, lorsqu'elles sont jugées opportunes pour la bonne administration des affaires de l’Association.
Cependant, le conseil d'administration est tenu de convoquer une assemblée extraordinaire des membres sur réquisition à cette fin, par écrit, signée par au moins 10% des membres ayant le droit de vote, et cela dans les vingt-et-un (21) jours suivant la réception d'une telle demande écrite.
Avis d’assemblée
Un avis de convocation écrit doit être envoyé par messagerie électronique, par le président, à chaque membre votant au moins 30 jours, mais pas plus de 45 jours, avant la date d’une assemblée. L’avis de convocation doit contenir un ordre du jour.
Les irrégularités affectant l'avis de convocation ou son expédition, l'omission involontaire de donner un tel avis ou le fait qu'un tel avis ne parvienne pas à un membre n'affectent en rien la validité d'une assemblée des membres et n'a pas pour effet de rendre nulles les résolutions qui y sont adoptées.
Contenu de l’avis
L'avis de convocation d'une assemblée annuelle ou extraordinaire devra mentionner en plus de la date, l'heure et l'endroit de l'assemblée, le ou les sujets qui sera(ont) étudié(s); seuls ces sujets pourront être étudiés.
Renonciation à l’avis
La présence d'un membre à une assemblée couvre le défaut d'avis quant à ce membre, sauf s’il y assiste spécialement pour s'opposer à sa tenue en invoquant l'irrégularité de sa convocation.
Quorum
Les membres présents constituent le quorum pour toute assemblée des membres.
Président et secrétaire d’assemblée
L’assemblée des membres est présidée par le président de l’Association ou par toute autre personne désignée à cet effet par l’assemblée.
C'est le secrétaire de l’Association qui agit comme secrétaire de l’assemblée ou par toute autre personne désignée à cet effet par l’assemblée.
Procédure
Le président de l'assemblée veille au bon déroulement de l'assemblée et, en général, conduit les procédures sous tous rapports.
Vote
Toutes propositions soumises à une assemblée des membres sont décidées à la majorité des voix par vote à main levée, à moins que trois membres présents ne demandent le scrutin secret.
En cas de vote au scrutin secret, le président nomme deux scrutateurs parmi les membres présents pour distribuer et recueillir les bulletins de vote, compiler le résultat du vote et le communiquer au président.
Procès-verbal
Le secrétaire dépose le procès-verbal de toute assemblée des membres à la réunion suivante du conseil d’administration. Le secrétaire envoie ce procès-verbal à tous les membres de l’Association avec l’avis de convocation de l’assemblée des membres subséquente.
Les membres ont accès aux procès-verbaux par simple demande au secrétaire de l’Association.
Destitution
L’assemblée des membres peut destituer un ou des administrateurs qui ne remplissent pas leurs fonctions ou n’agissent pas dans l’intérêt de l’Association par vote à la majorité des voix des membres présents.
Nombre d’administrateurs
Les affaires de l’Association sont administrées par un conseil d'administration composé de huit (8) à dix (10) membres dont :
Et, le cas échéant,
Pouvoirs et devoirs de ces membres administrateurs
Le conseil d’administration détermine les pouvoirs de ces membres administrateurs conformément aux présentes directives :
Le président :
(i) Conseille et assiste le conseil d’administration;
(ii) Coordonne et assume la responsabilité du comité des anciens présidents et de tout sous-comité associé;
(iii) Agit comme président d’élection;
(iv) S’acquitte de toute autre tâche qui lui est dévolue par le conseil d’administration.
Le vice-président :
Le secrétaire :
Le trésorier :
Les responsables de régions :
Le responsable de la formation :
Le responsable de la communication :
Pouvoirs
Plus généralement et outre les fonctions et pouvoirs qui lui sont conférés spécifiquement par la Loi, le conseil d'administration exerce notamment les pouvoirs suivants :
Il a les pleins pouvoirs pour gérer les affaires de l’Association, passer en son nom toute espèce de contrat permis par la Loi et en général pour exercer tous les pouvoirs et prendre toutes les mesures que les lettres patentes ou les règlements de l’Association lui permettent d'exercer ou de prendre, selon le cas.
Il peut émettre des directives sur la gestion et les opérations de l’Association.
Il peut à l'occasion autoriser des dépenses au nom de l’Association et permettre par résolution à un ou plusieurs officiers d'engager des employés et de leur verser un traitement. Il peut en outre engager des dépenses visant à promouvoir les intérêts de l’Association.
Il peut prendre toutes les mesures jugées nécessaires pour permettre à l’Association d'acquérir, d'accepter, de solliciter ou de recevoir des legs, souscriptions, testaments, dons, cadeaux et subventions de toutes sortes dans le but de promouvoir et de réaliser les objectifs de l’Association.
De plus, les membres du conseil d'administration pourront consulter tous les livres et registres de l’Association et obtenir toutes informations jugées utiles ou nécessaires dans l'exercice de leurs fonctions.
Élection
Les administrateurs sont élus par les membres à l’assemblée annuelle, par procuration ou par correspondance selon une procédure d’élection établie par le conseil d’administration.
Éligibilité
Seuls les membres de l’Association sont éligibles à exercer la fonction d’administrateur. Les administrateurs sortants sont rééligibles.
Les administrateurs doivent être des personnes physiques, doivent avoir dix-huit (18) ans et être habilités par la Loi à contracter.
Pour se présenter comme président, vice-président, secrétaire ou trésorier, le candidat doit être membre de l'Association de façon continue depuis un minimum d’un an.
Durée des fonctions
La durée des fonctions de chacun des administrateurs est de deux ans à compter de la date de son élection, selon les directives du conseil d’administration.
Dans tous les cas, un administrateur demeure en fonction jusqu'à l’expiration de son mandat ou jusqu’à ce que son successeur ou remplaçant soit élu ou nommé, selon le cas.
Remplacement
Sous réserve de la Loi, le conseil d'administration peut combler les vacances survenues au sein du conseil d'administration.
S'il n'y a plus d'administrateurs, un ou plusieurs membres peuvent alors convoquer une assemblée générale extraordinaire aux fins d'en élire de nouveaux.
Démission
Tout administrateur peut démissionner en faisant parvenir au siège social de l’Association une lettre de démission.
Telle démission prend effet à compter de la date de son envoi ou à toute autre date ultérieure indiquée par l'administrateur qui démissionne.
Destitution
Tout administrateur peut être démis de ses fonctions, pour cause, avant l’expiration de son mandat, par résolution adoptée par le conseil d'administration par une majorité des deux tiers (2/3) des voix exprimées.
Rémunération
Les administrateurs ne sont pas rémunérés comme tels pour leurs services, mais le conseil d'administration peut, par règlement, prévoir les modalités de remboursement des frais qu’ils encourent dans l’exécution de leurs fonctions.
Retrait d’un administrateur
Cesse de faire partie du conseil d'administration et d'occuper sa fonction, tout administrateur qui :
Administrateur intéressé
Aucun administrateur ne peut confondre les biens de l’Association avec les siens ni utiliser à son profit ou au profit d’un tiers les biens de l’Association ou l’information qu’il obtient en raison de ses fonctions, à moins qu’il ne soit expressément et spécifiquement autorisé à le faire par résolution du conseil d'administration.
Chaque administrateur doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’administrateur. Il doit dénoncer sans délai à l’Association tout intérêt qu’il possède dans une entreprise ou une association susceptible de le placer en situation de conflit d’intérêts, ainsi que les droits qu’il peut faire valoir contre l’Association, en indiquant, le cas échéant, leur nature et leur valeur.
Convocation
Le président ou le secrétaire peuvent requérir, aussi souvent que nécessaire, mais au moins quatre (4) fois par année, sur instructions du président ou selon une demande écrite à cet effet émanant de deux (2) administrateurs, la convocation d'une assemblée du conseil d'administration.
Ces assemblées sont convoquées au moyen d'un avis écrit transmis au moins quarante-huit (48) heures avant la date fixée pour ces assemblées, lorsque l'avis est remis de main à main ou par courrier électronique.
Contenu de l’avis de convocation
L'avis de convocation doit indiquer le lieu, la date et l'heure de l'assemblée. Si tous les administrateurs sont présents ou si les absents y consentent par écrit, l'assemblée peut avoir lieu sans avis préalable de convocation.
L'assemblée du conseil d'administration tenue immédiatement après l'assemblée annuelle des membres peut être tenue sans avis de convocation.
La présence d'un administrateur à une assemblée couvre le défaut d'avis quant à cet administrateur.
Lieu
Les assemblées du conseil d'administration se tiennent au siège social de l’Association ou à tout autre endroit fixé par les administrateurs, incluant des assemblées par moyens technologiques.
Quorum
Le quorum à une assemblée du conseil d'administration est fixé à la majorité des administrateurs alors en fonction.
Le quorum d'administrateurs ainsi prévu doit exister pendant toute la durée de l'assemblée.
Vote
Tout administrateur a droit à un (1) vote relativement à toutes les questions soumises au conseil d'administration, lesquelles doivent être décidées à la majorité simple des administrateurs votants et présents à l'assemblée, à moins qu'une majorité supérieure ne soit prévue par les présents règlements généraux. Le vote est pris à main levée.
Au cas de partage des voix, le président de l’Association bénéficie d'un vote prépondérant.
Président et secrétaire d’assemblée
Les assemblées du conseil d’administration sont présidées par le président de l’Association ou, à son défaut, par un vice-président ou toute autre personne désignée par le conseil d'administration.
C’est le secrétaire de l’Association qui agit comme secrétaire des assemblées. À défaut par le secrétaire de l’Association de pouvoir agir comme secrétaire d’une assemblée du conseil d’administration, les administrateurs choisissent une autre personne pour agir comme secrétaire d’assemblée.
Procédure
Le président de l’assemblée veille au bon déroulement de l’assemblée et en général conduit les procédures sous tous rapports.
Résolution signée
Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une assemblée du conseil d’administration dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de l’Association, suivant sa date, au même titre qu’un procès-verbal régulier.
Pour l’application de la présente clause, la signature par voie électronique à la même valeur qu’une signature originale.
Procès-verbaux
Les procès-verbaux et résolutions du conseil d’administration sont réservés aux administrateurs. Ceux-ci peuvent les consulter sur demande adressée au secrétaire de l’Association.
Désignation
Les officiers de l’Association sont le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier, les responsables de région ainsi que tout autre officier dont le titre et les fonctions peuvent être déterminés par résolution du conseil d'administration.
À moins d’indication contraire, les officiers n’ont droit à aucune rémunération.
Nomination des officiers
La nomination des officiers se fait en même temps que l’élection des administrateurs lors de l’assemblée annuelle conformément à la procédure d’élection établie par le conseil d’administration.
À défaut, le conseil d’administration a tous les pouvoirs pour nommer les officiers.
Cumul
Une même personne peut occuper deux ou plusieurs fonctions au sein de l’Association pourvu qu'elles ne soient pas incompatibles les unes avec les autres.
Terme et destitution
Les officiers de l’Association restent en fonction jusqu'à ce que leurs successeurs ou remplaçants soient nommés par le conseil d'administration, sous réserve de sa démission ou du droit des administrateurs de les destituer avant terme.
Démission
Tout officier peut démissionner en faisant parvenir une lettre de démission en l'adressant au conseil d'administration.
Telle démission prend effet à compter de la date de son envoi ou à telle autre date ultérieure indiquée par l'officier qui démissionne.
Vacance
Si la charge d’un officier devient vacante, par suite de décès, de démission ou de toute autre cause, le conseil d'administration, peut, par résolution, nommer une autre personne qualifiée pour remplir cette vacance, et cet officier reste en fonction pour la durée non écoulée du mandat de l'officier ainsi remplacé.
Un comité exécutif, présidé par le président de l’Association et accompagné par au moins un autre officier de l’Association, peut être constitué de temps à autre par le conseil d’administration.
Le comité a des pouvoirs de recommandation au conseil d’administration.
Les administrateurs peuvent nommer un coordonnateur pour l’Association. Il exécute et administre les opérations de l’Association, sous la surveillance du conseil d’administration.
Il exerce les pouvoirs que le conseil d’administration peut lui déléguer d’une façon générale ou spéciale, par voie de résolutions, de règlements, de directives ou de politiques.
La rémunération du coordonnateur est déterminée par résolution du conseil d’administration.
Les comités sont des comités créés par le conseil d'administration, suivant les besoins, pour une période et pour des buts déterminés.
Ces comités traitent des objets pour lesquels ils sont formés et relèvent du conseil d'administration, auquel ils doivent faire rapport sur demande. Ils sont dissous automatiquement à la fin de leur mandat.
L’Association doit, sous réserve de la Loi, au moyen d'une résolution du conseil d'administration, indemniser ses administrateurs, officiers et autres représentants, présents ou passés, leurs héritiers et ayants droit, de tous frais et dépenses de quelque nature que ce soit, encourus en raison d'une poursuite civile, pénale ou administrative à laquelle ils sont partis en cette qualité, excepté ceux qui résultent de leur propre négligence ou de leur omission volontaire.
Aux fins d'acquittement de ces sommes, l’Association doit souscrire une assurance au profit de ses administrateurs, officiers ou autres représentants.
L'exercice financier de l’Association se termine le 31 mars de chaque année ou à toute autre date qu'il plaira au conseil d'administration de fixer de temps à autre par résolution.
Les administrateurs doivent tenir les livres comptables appropriés et les tenir au siège de l’Association ou à tout autre endroit que les administrateurs jugent convenables.
Les contrats et autres documents nécessitant la signature de l’Association sont, au préalable, approuvés par le conseil d'administration et sur telle approbation, sont signés par le président et par le secrétaire ou le trésorier, ou par tout autre officier ou toute autre personne désignée par le conseil d'administration, pour les fins d'un contrat ou d'un document particulier.
Les opérations bancaires de l’Association s'effectuent avec les institutions financières désignées par le conseil d'administration.
Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de l’Association sont signés par les personnes qui sont de temps à autre désignées à cette fin par le conseil d'administration.
Les règlements de l’Association peuvent être révoqués ou modifiés par voie d'un règlement adopté par le conseil d'administration et approuvé à la majorité simple des voix des membres réunis en assemblée générale annuelle ou extraordinaire.
regroupant les professionnels en hygiène, santé et sécurité du travail.
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