RÈGLEMENT NO 1 : Les membres
RÈGLEMENT NO 2 : Administrateurs
RÈGLEMENT NO 3 : Élection des Administrateurs
RÈGLEMENT NO 4 : Assemblée des membres
RÈGLEMENT NO 5 : Cotisation
RÈGLEMENT NO 6 : Gestion
L'Association comprend quatre catégories de membres : les membres
individuels, les membres corporatifs, les membres honoraires et
les membres étudiants.
Toute personne physique s'intéressant aux champs d'activités
précisés à l'article 1.4 de la constitution peut devenir membre
individuel.
Tout membre individuel doit se conformer à la constitution et aux règlements de l'Association et indiquer une adresse aux fins du registre officiel.
Tout membre individuel a le droit d'être informé des affaires de l'Association.
Tout membre individuel a droit de vote aux assemblées des membres.
Tout membre individuel a accès aux services offerts par
l'Association pour cette catégorie de membre, selon les
modalités définies par le Conseil d'administration.
Toute organisation s'intéressant aux champs d'activités
précisés à l'article 1.4 de la constitution peut devenir membre
corporatif.
Tout membre corporatif doit, au moment de son inscription,
désigner une personne de son organisation pour la représenter
dans ses relations avec l'Association.
La personne désignée peut être changée au registre officiel par
le membre corporatif à tout moment, sur avis écrit.
Si la personne désignée cesse d'être à l'emploi du membre
corporatif, ce dernier doit désigner une autre personne de son
organisation pour la représenter dans ses relations avec
l'Association.
La personne désignée doit se conformer à la constitution et aux
règlements de l'Association et indiquer l'adresse de
l'organisation aux fins du registre officiel.
Tout membre corporatif a le droit d'être informé des affaires
de l'Association via la personne désignée en vertu de l'article
2.2.1 du règlement 1.
Le membre corporatif possède un droit de vote aux assemblées
des membres qu'il exerce via la personne désignée.
Tout membre corporatif a accès aux services offerts par
l'Association pour cette catégorie de membre, selon les modalités
définies par le Conseil d'administration.
Le Conseil d'administration peut conférer le statut de
membre honoraire à toute personne s'étant distinguée dans les
champs d'activités précisés à l'article 1.4 de la constitution
ou au sein de l'Association.
Tout membre honoraire doit se conformer à la constitution et aux règlements de l'Association et indiquer une adresse aux fins du registre officiel.
Tout membre honoraire a accès aux services offerts par
l'Association pour cette catégorie de membre, selon les
modalités définies par le Conseil d'administration.
Les membres honoraires de
l'AQHSST n'ont pas droit de vote aux assemblées de
l'Association. (amandement C.A. du 28/01/06)
Tout étudiant à temps complet dans une maison d'enseignement
collégiale ou universitaire s'intéressant aux champs d'activités
précisés à l'article 1.4 de la constitution peut devenir
membre étudiant.
Tout membre étudiant doit se conformer à la constitution et
aux règlements de l'Association et indiquer une adresse aux
fins du registre officiel.
Tout membre étudiant doit, à la satisfaction du Conseil
d'administration, faire la preuve qu'il est étudiant à temps
complet dans une maison d'enseignement collégiale ou
universitaire au moment du paiement de sa cotisation.
Tout membre étudiant a accès aux services offerts par
l'Association pour cette catégorie de membre, selon les
modalités définies par le Conseil d'administration.
Les membres étudiants n'ont pas droit de vote aux assemblées
des membres.
Toute demande d'adhésion doit être faite sur le formulaire
prescrit par le Conseil d'administration sur lequel le demandeur
précise l'adresse qui sera inscrite au registre officiel.
En plus des obligations de l'article 2, tout membre de
l'Association doit se comporter suivant les principes généralement
acceptables, transiger de façon honnête avec l'Association et
éviter toute action ou comportement pouvant être néfaste aux
activités ou à la réputation de l'Association.
Tout membre qui ne respecte pas les obligations prévues à
l'article 2 ou à l'article 4.1 de ce règlement est susceptible
de sanctions. Les sanctions peuvent aller jusqu'à la suspension
de ses droits ou à son expulsion permanente de l'Association.
Le comité de discipline est composé de trois membres du comité
exécutif et de deux membres du comité des anciens présidents.
Tout membre du comité exécutif et du comité des anciens présidents
ayant des liens familiaux, d'amitié ou d'affaires avec le membre
dont le cas est étudié ne peut pas siéger sur ce comité.
Le comité de discipline étudie le cas relié à l'article 4.2 de ce
règlement, donne l'occasion au membre de se faire entendre et
fait ses recommandations au Conseil d'administration. Le Conseil
d'administration décide de la sanction. Sa décision est finale
et sans appel.
En plus des pouvoirs prévus aux règlements, le Conseil
d'administration a le pouvoir de faire toute chose non contraire à
la loi concernant le contrôle et la gestion des affaires de l'Association.
Les réunions du Conseil d'administration sont convoquées par
écrit par le secrétaire de l'Association à la demande du président
ou de trois administrateurs. L'avis de convocation est expédié par
courrier ou par messagerie électronique au moins cinq jours ouvrables
avant la tenue de la réunion, mais en cas d'urgence ce délai peut
être de 24 heures. Les procès-verbaux de ces réunions font partie des archives de
l'Association et peuvent être consultés par les membres.
Le quorum est fixé à 50% des administrateurs plus 1 et doit être
maintenu pour les délibérations légales. La procédure suivie durant
les réunions est la Procédure des assemblées délibérantes de Maître
Victor Morin (Code Morin). Cependant, le président n'a pas de vote
prépondérant. Nonobstant les règles de procédures du Code Morin,
les dispositions de la constitution et des règlements ont préséance.
Le nombre minimal de réunions du Conseil d'administration est de deux
fois par année.Les résolutions écrites et signées par tous les administrateurs
habiles à voter sur ces résolutions pendant les réunions du
Conseil d'administration ont la même valeur que si elles avaient
été adoptées au cours de ces réunions.
Tout membre du Conseil d'administration doit se retirer de
toute discussion portant sur une question pour laquelle il a un
intérêt que ce soit par des liens familiaux, d'amitié ou d'affaires.
Le Comité exécutif est composé des administrateurs suivants :
a) Le président;
b) Le vice-président;
c) Le secrétaire;
d) Le trésorier;
e) Le président sortant.
Le Comité exécutif a et peut exercer, lorsque le Conseil d'administration n'est pas en session, tous les pouvoirs de ce Conseil. Il fait rapport au Conseil d'administration de toutes les actions entreprises entre les réunions du Conseil d'administration. Le Conseil d'administration peut renverser ou modifier les décisions prises par le Comité exécutif sous réserve des droits des tiers.
Le Comité exécutif se réunira aussi fréquemment qu'il le jugera
nécessaire pour la saine administration de l'Association. Les
réunions sont convoquées par écrit par le secrétaire de l'Association
à la demande du président ou de deux membres du Comité exécutif.
L'avis de convocation est expédié par courrier ou par messagerie
électronique au moins deux jours ouvrables avant la tenue de la
réunion, mais en cas d'urgence ce délai peut être de 24 heures.
Les procès-verbaux de ces réunions font partie des archives de
l'Association et peuvent être consultés par les membres.
Le quorum est fixé à trois membres et doit être maintenu pour les
délibérations légales. Le président n'a pas de vote prépondérant.
Il existe quatre comités permanents au sein de l'Association :
a) Comité des Anciens présidents
b) Comité Communications
c) Comité Formation
d) Comité Service à la clientèle
a) Convoque et préside les assemblées des membres;
b) Convoque et préside les assemblées du Conseil d'administration et du Comité exécutif;
c) Représente et s'assure du bon fonctionnement de l'AQHSST;
d) Voit à établir les objectifs annuels de l'Association;
e) Signe tous les effets négociables de l'Association;
f) S'acquitte de toute autre tâche qui lui est dévolue par le
Comité exécutif ou le Conseil d'administration.
a) Assiste le président dans l'accomplissement de ses fonctions;
b) Remplit le rôle du président en l'absence de ce dernier;
c) Siège sur le Conseil d'administration de la Fondation de l'AQHSST;
d) S'acquitte de toute autre tâche qui lui est dévolue par le Comité
exécutif ou le Conseil d'administration.
a) Supervise l'administration interne de l'Association et
l'organisation du secrétariat;
b) S'assure de la conservation des documents;
c) Agit comme secrétaire aux assemblées des membres et lors de
toutes les réunions du Conseil d'administration et du Comité exécutif;
d) S'acquitte de toute autre tâche qui lui est dévolue par le
Comité exécutif ou le Conseil d'administration.
a) Est responsable de l'administration des finances;
b) Prépare les prévisions budgétaires de l'Association et les soumet
au Conseil d'administration;
c) Présente les états financiers et propose un vérificateur à
l'assemblée annuelle des membres;
d) Signe avec le président tous les effets négociables de l'Association;
e) S'acquitte de toute autre tâche qui lui est dévolue par le
Comité exécutif ou le Conseil d'administration.
a) Représente les membres de l'Association dont l'adresse
inscrite au registre officiel de l'Association se trouve dans
la région qu'il représente;
b) Est responsable de l'organisation de toutes les activités
dans sa région après autorisation du Conseil d'administration;
c) S'acquitte de toute autre tâche qui lui est dévolue par le
Comité exécutif ou le Conseil d'administration.
a) Conseille et assiste le Comité exécutif et le Conseil d'administration;
b) Coordonne et assume la responsabilité du comité des anciens
présidents et de tout sous-comité associé ;
c) Agit comme président d'élection;
d) S'acquitte de toute autre tâche qui lui est dévolue par le
Comité exécutif ou le Conseil d'administration.
a) Coordonne et assume la responsabilité du comité
Communications et de tout sous-comité associé ;
b) S'acquitte de toute autre tâche qui lui est dévolue par le
Comité exécutif ou le Conseil d'administration.
a) Coordonne et assume la responsabilité du comité Formation
et de tout sous-comité associé;
b) S'acquitte de toute autre tâche qui lui est dévolue par le
Comité exécutif ou le Conseil d'administration.
a) Coordonne et assume la responsabilité du comité Service à
la clientèle et de tout sous-comité associé;
b) S'acquitte de toute autre tâche qui lui est dévolue par le
Comité exécutif ou le Conseil d'administration.
L'assemblée des membres peut autoriser le Conseil d'administration
à embaucher un directeur général. Le cas échéant, le Conseil
d'administration définit les responsabilités du directeur général
ainsi que ses conditions d'emploi.
Le Conseil d'administration peut former et dissoudre des comités
temporaires, en déterminer les mandats et en nommer les responsables.
En tout temps, un administrateur peut démissionner.
L'administrateur démissionnaire doit aviser par écrit le président
ou le vice-président, s'il s'agit du président, de la date effective
de sa démission.
a) Les administrateurs du Conseil d’administration sont choisis
parmi les membres individuels;
b) Pour se présenter comme vice-président, secrétaire ou trésorier,
le candidat doit être membre de l'Association de façon continue
depuis un minimum de deux ans;
c) Pour se présenter aux autres postes du Conseil d’administration,
un candidat doit être membre de façon continue depuis un minimum
d'un an;
d) De plus, pour se présenter à un poste de conseiller régional,
l’adresse du candidat figurant au registre officiel de l’Association
doit se situer dans la région pour laquelle il pose sa candidature.
Le comité d’élection est composé du président sortant qui agit
comme président d'élection et d’un autre membre choisi parmi les
membres du conseil d’administration dont le poste n’est pas en
élection.
Avant le 15 janvier de chaque année, le président d'élection
s'assure qu'un avis d’élection ainsi qu’un formulaire de mise
en candidature sont mis à la poste ou envoyés par messagerie électronique. Ces documents sont envoyés
à chaque membre de l'Association ayant droit de vote. L’avis d’élection
identifie les postes qui seront vacants et la date limite de mise
en candidature.
Le comité d'élection est chargé de valider les candidatures par
rapport aux critères d’éligibilité prévus à l’article 1 de ce
règlement et du dépouillement du scrutin. Suite à ce dépouillement,
le président d'élection communique les résultats au Conseil d’administration.
Le formulaire de mise en candidature, signé par le candidat et
contresigné par trois membres ayant droit de vote, doit être retourné
au secrétariat. Le formulaire de mise en candidature doit être mis
à la poste ou envoyé par messagerie électronique ou par télécopieur avant le 15 février de l'année
en cours, le sceau de la poste ou la confirmation d’envoi en faisant
foi.
a) Si plusieurs candidats se présentent à un poste, il devra y
avoir élection par correspondance;
b) Avant le 1er avril de l'année en cours, les bulletins de vote
sont expédiés, par la poste ou messagerie électronique, aux membres ayant droit de vote.
c) Le bulletin de vote complété doit être renvoyé par la poste ou par messagerie électronique avant
le 25 avril, le sceau de la poste en faisant foi.
d) Le vice-président, le secrétaire, le trésorier et les responsables
de comité sont élus par l’ensemble des membres de l’Association
ayant droit de vote;
e) Les conseillers régionaux sont élus par les membres de l'Association
ayant droit de vote et dont l'adresse figurant au registre officiel
de l’Association, se situe dans la même région que le conseiller
régional en élection.
f) Si un seul candidat pose sa candidature à un poste, celui-ci
est élu par acclamation;
g) Si aucun candidat ne se présente, un deuxième avis d’élection
est envoyé dans les dix jours ouvrables après le 15 février. Si
aucune personne ne présente sa candidature avant le 25 mars, le
Conseil d’administration comblera le poste en vertu de l’article
5, paragraphe 2.
Toute vacance en cours de mandat, au sein du Conseil d'administration,
sera comblée par une élection. L’avis d’élection doit être envoyé
dans un délai d’un mois suivant la vacance. Les modalités prévues
aux articles 2, 3 et 4 de ce règlement s’appliquent en adaptant
les dates.
Si aucune personne ne présente sa candidature, le Conseil d’administration
peut choisir un membre individuel pour combler le poste vacant.
Ce poste, qu’il soit comblé ou non, sera porté en élection lors
de la première période d’élection courante suivant le début de la
vacance.
Un conseiller régional dont l’adresse indiquée au registre de l’Association
n’est plus dans la région qu’il représente peut, s’il le désire,
rester en poste jusqu'à la prochaine période d’élection. À ce moment,
le conseiller régional démissionnera et son poste sera mis en élection.
Même si le Conseil d’administration est incomplet, il peut exercer
tous ses pouvoirs à condition que le quorum soit respecté.
Le mandat des administrateurs nouvellement élus débute à la fin
de l’assemblée générale annuelle des membres de l'Association suivant
cette élection.
a) Le vice-président est élu pour un mandat d'un an ;
b) Le vice-président accédera automatiquement à la présidence à
la fin de son mandat.
c) Le mandat du président est d’une durée d’un an. Le président
deviendra président sortant à la fin de son mandat et ce, pour une
durée d’un an;
d) Les autres administrateurs sont élus pour un mandat de deux ans
selon le calendrier suivant :
| Années paires |
Années impaires |
|
| Secrétaire |
X
|
|
| Trésorier |
X
|
|
| Région 1: Région de Montréal |
X
|
|
| Région 2: Région de la Montérégie, Estrie & Centre-du-Québec |
X
|
|
| Région 3: Région Québec & est du Québec |
X
|
|
| Région 4: Région Laval, Laurentides, Lanaudière & Mauricie |
X
|
|
| Région 5: Région Nord-Ouest |
X
|
|
| Région 6: Région Saguenay, Lac St-Jean & Côte-Nord |
X
|
|
| Comité des Communications |
X
|
|
| Comité de la Formation |
X
|
|
| Comité du Service à la clientèle |
X
|
Les membres appartiennent à la région correspondant à l’adresse
indiquée au registre officiel de l’Association. La définition de
chacune des régions correspond aux définitions prévues au Décret
concernant la révision des limites des régions administratives du
Québec (c. D-11, r.2) (Loi sur la division territoriale) tel qu’en
vigueur le 1er janvier 2004 et sans tenir compte de toute modification
ultérieure qui pourrait y être apportée.
Région de Montréal:
comprenant la région administrative de Montréal (06). Les membres
résidant hors Québec sont considérés appartenir à cette région.
Région de la Montérégie, Estrie & Centre-du-Québec:
comprenant les régions administratives de la Montérégie (16), de
l'Estrie (05) et du Centre-du-Québec (région administrative 17).
Région Québec & est du Québec:
comprenant les régions administratives de la Capitale-Nationale
(03), de Chaudière-Appalaches (12), du Bas-Saint-Laurent (01) et
de la Gaspésie - Iles-de-la-Madeleine (11).
Région Laval, Laurentides, Lanaudière & Mauricie:
comprenant les régions administratives de Laval (13), des Laurentides
(15), de Lanaudière (14) et de la Maurice (04).
Région Nord-Ouest:
comprenant les régions administratives de l'Outaouais (07), de l'Abitibi-Témiscamingue
(08) et Nord-du-Québec (10).
Région Saguenay, Lac St-Jean & Côte-Nord: comprenant
les régions administratives du Saguenay - Lac St-Jean (02) et de la Côte-Nord
(09).
L'Association doit tenir une assemblée annuelle des membres dans
les trois mois suivant la fin de l'année financière.
Le Conseil d'administration peut convoquer une assemblée
extraordinaire.
Les membres peuvent demander que le Conseil d'administration
convoque une assemblée extraordinaire sur demande écrite au secrétaire
de l'Association. Cette demande doit être signée par au moins 10%
des membres ayant droit de vote et indiquer les sujets qui seront
abordés lors de cette assemblée. Le Conseil d'administration doit
convoquer et tenir l'assemblée extraordinaire dans un délai de 21
jours suivant la réception de la demande.
Les assemblées des membres ont lieu dans la province de Québec.
Un avis de convocation écrit doit être envoyé par courrier ou par messagerie électronique ou par
tout autre moyen prévu à la Loi, par le président, à chaque membre
votant au moins 30 jours, mais pas plus de 45 jours, avant la date
d'une assemblée. L'avis de convocation doit contenir un ordre du jour.
L'omission accidentelle de convoquer un membre n'invalide pas les
décisions prises lors de l'assemblée.
Le président et le trésorier sont tenus de présenter un rapport
au cours de l'assemblée annuelle des membres.
Le quorum est fixé à 20 membres ayant droit de vote et doit être maintenu pour les délibérations légales.
Toutes propositions soumises à une assemblée des membres sont
décidées à la majorité des voix par vote à main levée, à moins que
trois membres présents ne demandent le scrutin secret.
En cas de vote au scrutin secret, le président nomme deux scrutateurs
parmi les membres présents pour distribuer et recueillir les bulletins
de vote, compiler le résultat du vote et le communiquer au président.
Le secrétaire dépose le procès-verbal de toute assemblée des membres à la réunion suivante du Conseil d'administration. Le secrétaire envoie ce procès-verbal à tous les membres de l'Association avec l'avis de convocation de l'assemblée des membres subséquente.
La procédure suivie durant les assemblées des membres est celle indiquée par le Président au début de l'assemblée des membres.
L'assemblée des membres peut destituer un ou des administrateurs
qui ne remplissent pas leurs fonctions ou n'agissent pas dans l'intérêt
de l'Association par vote à la majorité des voix des membres présents.
Toute personne ou organisation désirant devenir membre de
l'Association doit verser la cotisation annuelle prévue.
Pour toute nouvelle adhésion, la cotisation annuelle est exigible,
en entier, au moment où la demande est présentée. Toute demande
d'adhésion faite du 1er janvier au 31 mars, s'applique à l'année
financière suivante, la personne est réputée membre pour le reste de
l'année financière en cours.
Pour tout renouvellement, la cotisation annuelle est exigible, en
entier, le premier jour de l'année financière de l'Association.
La cotisation annuelle des membres est fixée à l'occasion de l'assemblée annuelle des membres.
Toute personne ou organisation est réputée être membre dès le
paiement de la cotisation annuelle.
Toute personne qui ne paye pas la cotisation annuelle lors du
renouvellement est réputée avoir démissionné de l'Association.
Toute organisation qui ne paye pas la cotisation annuelle lors du
renouvellement est réputée avoir démissionné de l'Association.
Il en est de même de la personne désignée.
Une cotisation n'est pas remboursable et ce, même en cas de démission,
de suspension ou d'expulsion d'un membre.
Aucun membre ne peut transférer son statut de membre à une autre
personne physique ou morale.
Les membres honoraires sont exemptés du paiement de la cotisation annuelle.
L'année financière se termine le 31 mars de chaque année.
Une petite caisse est autorisée pour un montant fixé par le
Comité exécutif, et est confiée à la personne dûment désignée
par le Comité exécutif.
Aucun administrateur ne peut engager l'Association pour un montant
supérieur à 500 $ sans l'autorisation du Comité exécutif.
Le Conseil d'administration doit définir ses normes et pratiques
de gestion et les mettre à jour au moins aux deux ans.
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